Arhiveerimine aitab kaitsta olulisi dokumente tulekahju, tolmu, putukate, varguse ja väärkäitlemise eest Eelmised kirjed on varasemate kirjete aluseks ja neid kasutatakse vahetu viitena. See aitab vaidluste korral dokumenteerida tõendeid ja juriidilisi tõendeid. See aitab koostada tulevikuplaane.
Miks on esitamine nii oluline?
Arhiveerimine tähendab dokumentide hoidmist turvalises kohas ning nende hõlpsat ja kiiret leidmist … Arhiveerimissüsteem on organisatsiooni keskne arvestussüsteem. See aitab teil olla organiseeritud, süstemaatiline, tõhus ja läbipaistev. Samuti aitab see kõigil inimestel, kellel peaks olema juurdepääs teabele, seda hõlps alt teha.
Millised on esitamise eelised?
Hea failisüsteemi eelised
- Dokumentaalsed tõendid. Toimikud on väärtuslikud dokumentaalsed tõendid tehingute kohta. …
- Väärtuslik abi. …
- Pole viivitusi kirjavahetuse käsitlemisel. …
- Protsessi juhtimine. …
- Kirjete kaitse. …
- Järelmeetmed. …
- Viidete jälitamine on lihtne.
Miks on nõuetekohane dokumenteerimine kontoris oluline?
Tõhusus: Bürootöötajad saavad hea failisüsteemi korral hõlpsasti ja viivituseta kirjeid õigesti üles leida ja kasutada. See säästab aega ja suurendab kontoritöö tõhusust. 2. Valmis viide: esitamise korraldus aitab kontoritöötajatel asjakohaseid pabereid ja dokumente väga kiiresti suunata.
Mis on esitamise funktsioon?
Arhiveerimine on dokumentide säilitamise vorm. Dokumendid säilitatakse nii, et need oleksid vajaduse korral kättesaadavad. See on arvestuse pidamise peamine eesmärk. Suurt hulka kirjeid ei saa ilma nõuetekohase korralduseta säilitada ega käsitleda.
